جلسه مشاوره منابع انسانی شباهت زیادی به ویزیت پزشک عمومی برای چک‌آپ دوره‌ای دارد. ما ممکن است بر اساس بیماری و یا احساس درد به پزشک مراجعه کنیم و در این شرایط، صرفا برای آن عارضه از پزشک‌مان کمک می‌خوایم. اما در چک‌آپ‌های دوره‌ای، درد و مشکل خاصی نداریم و تنها می‌خواهیم مطمئن شویم که همه‌چیز درست کار می‌کند و خطری پیش روی‌مان نیست.
اگر همینک در سازمان خود با مشکل، عارضه یا مساله‌ی خاصی در حوزه‌ی منابع انسانی مواجه‌اید، می‌توانید صرفا در آن‌باره با مشاور گفت‌وگو کنید. اما شکلِ بهینه‌تر آن است که پیش از پدید آمدنِ شرایط اضطراری جلسه مشاوره منابع انسانی سازمان‌تان را برگزار کنید. چرا که همیشه پیشگیری، بهتر از درمان است.
طیف و تنوع سوالاتی که می‌تواند در جلسه مشاوره منابع انسانی طرح کرد، بالاست و به فراخور اندازه‌ی سازمان، تعداد پرسنل و صنعتی که در آن کار می‌کنید، می‌تواند مفاوت باشد. آن‌چه در ادامه می‌آید، شش پیشنهاد برای طرح پرسش در جلسه مشاوره منابع انسانی است که می‌تواند اولا، شناخت مناسبی از سازمان به مشاور ارائه کند و ثانیا، موجب شود که مشاور بتواند پیشنهادهایی اساسی‌تر را ارائه کنید.
سوال اول: چه اطلاعاتی نیاز دارید؟
به نظر می‌رسد که اولین سوالی که باید در جلسه مشاوره منابع انسانی طرح شود آن است که از مشاور بخواهید اطلاعات مورد نیاز خود را از شما بپرسد. این پرسش، علاوه بر آن‌که موجب می‌شود اطلاعات بیهوده را ردوبدل نکنید و زمان محدود را از دست ندهید، این اطمینان را به مشاور می‌دهد که شما آماده‌ی همکاری کامل با او هستید و حاضرید اطلاعات تخصصی را با او در میان بگذارید.
طبیعتا، مطلوب آن است که طرح این پرسش پس از ارائه‌ی یک معرفی کلی از سازمان و ساختار منابع انسانی انجام شود.
سوال دوم: ساختار سازمانی ما را چطور ارزیابی می‌کنید؟
یکی از پایه‌های تعیین‌کننده‌ی ماهیت منابع انسانی هر سازمانی، ساختار سازمانی آن کسب‌وکار است. این‌که چه واحدهایی در سازمان تعریف شده و شکل ارتباطی آن‌ها با یکدیگر چگونه است، نقش تعیین‌کننده‌ای در کیفیت عملکرد پرسنل دارد. در بسیاری از سازمان‌ها، ساختارهای منابع انسانی سال‌ها پیش طراحی شده و در گذر زمان، هیچ‌وقت کسی به فکر اصلاح و تغییرش نبوده.
دومین پرسش جلسه مشاوره منابع انسانی را می‌توانید به طرح سوال درباره‌ی بهینگی ساختار سازمانی‌تان با اهداف و استراتژی‌های سازمان و همچنین تناسب‌اش با ترندهای این حوزه اختصاص یابد.
سوال سوم: معیارهای مناسب برای ارزیابی عملکرد ما کدام است؟
ارزیابی عملکرد یکی از دغدغه‌های ثابت مدیران عامل و مدیران منابع انسانی است. روش‌ها و ابزارهای مختلفی برای این امر پیشنهاد شده که طبعا هرکدام ویژگی‌ها و البته کاستی‌هایی دارند. مشاور منابع انسانی می‌تواند به شما در یافتن بهترین شیوه ارزیابی علمکرد پرسنل کمک کند و ابزارهای مناسب را پیشنهاد کند.
سوال چهارم: به اصلاحی ضروری و فوری نیاز داریم؟
از وظایف مشاور منابع انسانی آن است که مشکلاتِ خاموش را شناسایی و ایرادات نهان را آشکار سازد. پس از آن‌که مشاور به شناخت کافی از سازمان شما دست یافت، می‌توانید از او بخواهید که اصلاحات فوری و ضروری را به شما پیشنهاد کنید. البته طرح این پرسش در نخستین جلسه مشاوره منابع انسانی چندان مرسوم نیست. همان‌طور که عنوان شد، مطلوب آن است که این پرسش زمانی طرح شود که مشاور شناخت و اشراف کافی نسبت به سازمان شما یافته باشد.
سوال پنجم: چگونه از رضایت پرسنلم اطمینان حاصل کنم؟
یکی از ایراداتی‌که به تیم‌های منابع انسانی و به طور کلی، نظامِ مدیریت منابع انسانی وارد است، عدم حصول اطمینان از رضایت پرسنل است. در سازمان‌های متوسط و بزرگ، ابزارها و شیوه‌هایی برای سنجش رضایت پرسنل وجود دارد. اما کمتر به کارآمدی و صحت اطلاعاتی‌که از آن شیوه‌ها حاصل می‌شود، توجه می‌شود.
یکی از کمک‌هایی که می‌توانید از مشاور خود بگیرید آن است که از او بخواهید کارایی شیوه‌های ارزیابی رضایت پرسنل را مورد سنجش قرار دهد. همچنین اگر تا به‌حال به این مساله فکر نکرده‌اید، از او بخواهید که سازوکاری برای این مهم پیشنهاد کند.
سوال ششم: چگونه از صحت شناختم از سازمان اطمینان حاصل کنم؟
آخرین پرسش پیشنهادی برای جلسه مشاوره منابع انسانی احتمالا مهم‌ترین پیشنهاد است! یکی از عارضه‌هایی که معمول در شرکت‌های بالای ۳۰ نفر حادث می‌شود آن است که درک و شناخت مدیران ارشد از حال و احوال پرسنل‌شان کاهش می‌یابد و پس از چندی، قرائت و روایت‌شان از وضعیت سازمان با واقعیت فاصله پیدا می‌کند.
هرچه ارتباطات بینافردی کمتر شود و تعدد نفرات حاضر در سازمان بیشتر باشد، خطر این بحران بیشتر است. آسیب این مساله زمانی خود را نشان می‌دهد که مدیران بر اساس شناخت اشتباه یا ناق دست به تصمیماتی می‌زنند که بر خلاف پیش‌بنی‌ها، نتایج عکس به‌همراه می‌آورد.
مشاور منابع انسانی می‌تواند در این موردِ کلیدی به شما کمک کند. از او بخواهید که روایتی که از سازمان دارید را با واقعیت تطبیق دهد. او احتمالا شیوه‌های مختلفی برای این کار در نظر دارد که می‌تواند بعد از گفت‌وگو با پرسنل واحدهای مختلف، به شما بازخورد دقیقی نسبت به تناسب شناخت شما و واقعیت سازمان ارائه کند.
کارساز به شما کمک می‌کند که مشاور حرفه‌ای و کاردان مورد نیاز خود در حوزه‌های مختلف را بیابید و با ایشان گفتگو کنید. برای دریافت وقت جلسه مشاوره منابع انسانی می‌توانید از متخصصان کارساز کمک بگیرید.
